Парафирование документов

Задача

Сделать в 1С Документооборот возможность парафирования согласованных документов, а также возможность подписывать их простой электронной подписью (ПЭП).

Парафирование документов и подписание их простой электронной подписью должно выполняться в блоках обработки бизнес процессов конфигурации 1С Документооборот

Решение

Что бы разобраться в решении, сначала нужно дать определение термину “Парафирование”.

Парафирование – это приведение документа к виду, когда его нельзя изменить пользователем.

Примером может служить ситуации, когда запускают на согласование служебную записку, в процессе согласования исполнители вносят в нее корректировки, правят суммы или прилагающиеся спецификации и после правок обычно формируется задача руководителю, что бы он согласовал полученный документ. Именно после согласования руководителем, документ уже никто не имеет право редактировать или изменять. Для реализации данного требования применяют парафирование.

Пример схемы бизнес процесса.

По условиям задачи исходный документ создают и загружают в 1С Документооборот в формате системы Microsoft Word (*.doc или *.docx). После правок рядовыми сотрудниками и согласованием руководителя, документ должен быть отпарафирован. Документ конвертируется в формат PDF, на нем размещается специализированный штамп с логотипом компании, слоганом “Согласовано” и фамилией руководителя, который согласовал конечный вариант документа.

Пример штампа изображен на картинке.

В некоторых бизнес-процессах 1С Документооборот, документы должны быть подписаны простой электронной подписью (ПЭП) руководителя.

Штамп простой электронной подписи включает в себя:

• надпись: “Документ подписан простой электронной подписью”
• ФИО подписанта
• дату подписания
• номер версии подписанного файла и ID документа
• MD5 версии файла, которую подписали.

Пример штампа простой электронной подписи изображен на картинке.

После подписания, информация, которая находится в штампе, сохраняется в регистр сведений, который защищен от интерактивного редактирования пользователями. Данное требование заказчика введено для того чтобы при необходимости была возможность проверить, действительно ли простая электронная подпись в распечатанной версии документа соответствует сохраненным данным в регистре сведений.

Если после проверки выяснится, что подпись рабочего документа не соответствует сохраненным данным (MD5, дате или версии файла, который был подписан) регистра сведений, это служит поводом для разбирательств службы безопасности предприятия с исполнителями, у которых данный документ обнаружился в работе.

Функционал по парафированию и подписанию простой электронной подписью был нами успешно реализован и внедрен в базу 1С Документооборот заказчика.